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办公自动化系统的探讨

发布时间:2015-11-03 08:53:58
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办公自动化是近年随关计算机科学发展而提出来的新概念,至今还没有一个统一,公认的确切定义。
办公自动化(OA),是指利用先进的科学技术,尽可能充分地利用信息资源,提高生产、工作率和质量,辅助决策,求取更好的经济效益。 办公自动化是指在行政机关工作中,是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;办公自动化改变过去复杂、低效的手工办公方式,办公自动化为科学管理和决策服务,从而达到提高行政效率的目的。
一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。 我国办公自动化专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为:办公自动化是利用先进的科学技术,使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中,由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一-机信息处理系统。
一个完整的办公自动化系统,应当包括信息采集、信息加工、信息转输、信息保存四个环节。办公自动化可分为三个层次:事务型、管理型、决策型。 随着互联网技术的发展,安全技术的发展和软件理论的发展,办公自动化的发展方向应该是数字化办公。但是要办公自动化全面实现数字化办公还是有一段距离的,首先现有的管理体制要随着办公自动化的发展而改变,另外管理人员原来有工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性,要适应办公自动化的发展尚需时日。
尽管如此,全面实现数字化办公是办公自动化发展的尽然趋势。 我国从80年代开始,尤其是进入90年代,办公自动化发展迅猛。随着计算机技术的发展,办公自动化系统从最初的汉字输入、字处理、排版编辑、查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统,通过联网将单项办公业务系统联成一个办公系统。再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统。建立企业内部网(Intranet)和企业外部网(Extranet)已经成为办公自动化发展的必然趋势。
多媒体技术是办公自动化发展的又一趋势。办公自动化系统引入多媒体技术,使之处理语音、图形、图像功能加强,更能够满足办公要求,提高办公信息处理的应用范围和价值。近来,随着技术的不断进步和市场的进一步需求,电子商务(e-Business)已日益成为国内外企事业单位和热点,所谓电子商务,是指把企业最关键的商业系统,通过网络与员工、顾客、供应商及销售商直接相连,将传统的商务活动通过计算机网络加以实现。 办公自动化发展到现在应以协同办公为核心,协同办公系统成为主题。
何为协同?企业中名部门,各成员之间不是独立的,完成一项任务通常要通过若干部门主管或经理的审批,收发文,日常报销等群组协作工作,用协同办公系统以满足流程的审批,公文的收发,工作的转移等。协同办公系统办公自动化的未来发展方向更应逐步过渡到以知识管理为核心的新一代办公自动化。办公自动化不应只是人际办公的计算机化,而是要融入新的管理方式,要融知识管理于办公自动化中。通过新的系统,办公自动化为领导层,办公室,人力资源部门,业务部门提供全新高效的工作模式。知识管理的目标在于帮助企业发现潜在知识、定位拥有专门知识的人、传递知识、和有效利用知识。相信知识管理概念将会为办公自动化带来又一个台阶的转变。
本文章由 OA办公系统OA办公软件提供。


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