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选择OA系统时应考察的重要方面

发布时间:2015-11-02 08:30:03

OA系统虽然已经逐渐被国内用户所认知,但对于OA系统能做什么事情,能给使用者带来什么?能理智对待的人却不多。
概括来说,好的OA系统能利用现有的符合实际的办公硬件、利用电子信息技术构成人机信息系统,大限度地改善办公决策的自动化,改善办公环境,辅助办公人员进行办公活动。不同公司的OA系统其性能侧重点也不相同,所以选择OA系统时,关键是要清楚自己的企业需要什么样性能的OA系统,下面是企业在选择OA系统时应该考查的几个重要方面。 适用与安全 由于OA系统是一个面向终用户的管理系统,客户在选择OA系统的时候首先应考虑产品的成熟度和适用性,是否有成功的实施经验,能否真正解决用户的日常办公和业务处理的问题。其次是考虑安全性,OA系统覆盖面广,处理信息多,因此设计完善的安全性保护方案对于OA系统非常重要。安全性应该既能有效地阻止用户之间的非法侵入、非授权访问等,同时要保证不同用户高效、快速地访问控制授权范围内的系统资源。 兼容与标准 同样是Office软件,不同产品和版本之间,仍不免因为版本不兼容而出现文件打不开、格式错误等问题,造成延误工作甚至重复工作的情况。
因此办公软件产品产生的文件格式能否能被对方接受(即格式兼容问题),是企业用户关注OA系统的焦点。还有OA系统主要和文字有关,所以字库很重要,选择OA系统要注意该产品的字库是否符合国家标准,能否解决编排文挡时无法输入和显示生僻人名、地名、汉字等问题。 价格与决策 用户在选择OA系统时不要觉得越贵越好,那种期望通过大投资,立竿见影地提高管理水平,立刻有经济回报的想法是不实际的。选择OA系统还要注意其办公决策能力,OA系统要考虑到使用者的基本信息环境,包括MRPII、ERP、CRM、MIS等,为其提供高效率的接口或提供优秀的集成方案,有效地利用有用信息为其服务。
通用与开放 现在OA系统应用的现状及存在的主要问题是公共基础设施缺乏,信息交换困难,导致用户感觉使用不便,进而使企业重复开发系统,造成资源浪费。所以企业选择OA系统时,首先要关注所选系统是否具有通用性,看它是否能满足企业内各类办公人员的办公与管理需求,其次是看其开放性与可扩展性,以方便今后进行系统升级和扩充。 习惯与维护 在应用OA系统过程中,必然会对原有的一些办公习惯、办公制度有所冲击。建议企业在选择OA系统时,一方面要调整自身企业的工作流程,同时也要挑选那些和自己原有办公习惯和办公制度相适应的系统。还有很关键的是可维护性,好的OA系统要具备故障诊断和分析工具,能帮助维护人员判断故障原因,具备有效的维护工具和系统自动恢复工具。
OA系统虽然已经逐渐被国内用户所认知,但对于OA系统能做什么事情,能给使用者带来什么?能理智对待的人却不多。概括来说,好的OA系统能利用现有的符合实际的办公硬件、利用电子信息技术构成人机信息系统,大限度地改善办公决策的自动化,改善办公环境,辅助办公人员进行办公活动。不同公司的OA系统其性能侧重点也不相同,所以选择OA系统时,关键是要清楚自己的企业需要什么样性能的OA系统,下面是企业在选择OA系统时应该考查的几个重要方面。
适用与安全 由于OA系统是一个面向终用户的管理系统,客户在选择OA系统的时候首先应考虑产品的成熟度和适用性,是否有成功的实施经验,能否真正解决用户的日常办公和业务处理的问题。其次是考虑安全性,OA系统覆盖面广,处理信息多,因此设计完善的安全性保护方案对于OA系统非常重要。安全性应该既能有效地阻止用户之间的非法侵入、非授权访问等,同时要保证不同用户高效、快速地访问控制授权范围内的系统资源。 兼容与标准 同样是Office软件,不同产品和版本之间,仍不免因为版本不兼容而出现文件打不开、格式错误等问题,造成延误工作甚至重复工作的情况。因此办公软件产品产生的文件格式能否能被对方接受(即格式兼容问题),是企业用户关注OA系统的焦点。
还有OA系统主要和文字有关,所以字库很重要,选择OA系统要注意该产品的字库是否符合国家标准,能否解决编排文挡时无法输入和显示生僻人名、地名、汉字等问题。 价格与决策 用户在选择OA系统时不要觉得越贵越好,那种期望通过大投资,立竿见影地提高管理水平,立刻有经济回报的想法是不实际的。选择OA系统还要注意其办公决策能力,OA系统要考虑到使用者的基本信息环境,包括MRPII、ERP、CRM、MIS等,为其提供高效率的接口或提供优秀的集成方案,有效地利用有用信息为其服务。
通用与开放 现在OA系统应用的现状及存在的主要问题是公共基础设施缺乏,信息交换困难,导致用户感觉使用不便,进而使企业重复开发系统,造成资源浪费。所以企业选择OA系统时,首先要关注所选系统是否具有通用性,看它是否能满足企业内各类办公人员的办公与管理需求,其次是看其开放性与可扩展性,以方便今后进行系统升级和扩充。 习惯与维护 在应用OA系统过程中,必然会对原有的一些办公习惯、办公制度有所冲击。建议企业在选择OA系统时,一方面要调整自身企业的工作流程,同时也要挑选那些和自己原有办公习惯和办公制度相适应的系统。还有很关键的是可维护性,好的OA系统要具备故障诊断和分析工具,能帮助维护人员判断故障原因,具备有效的维护工具和系统自动恢复工具。
本文章由 OA办公系统OA办公软件提供。


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