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了解办公自动化的内涵和外延

发布时间:2015-10-30 08:48:08
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在新的时期,基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展,我们对办公自动化的认识也越来越清楚,从网络的性质来看,办公自动化应定位于内部网(Intranet),从办公性质来看,办公自动化应定位于数字化办公,从信息化建设的角度来看,办公自动化应是信息化建设的基础。
办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的。通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最后实现提高决策效能的目的。 办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。技术只是办公自动化的手段。只有对管理及管理业务有着深刻的理解,才会使办公自动化有用武之地,只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累,沉淀,办公自动化才能发挥作用。
办公自动化的灵魂是软件,硬件只是实现办公自动化的环境保障。数字化办公的两个明显特征是授权和开放,通过授权确保信息的安全和分层使用,使得数字化办公系统有可以启用的前提,通过开放,使得信息共享成为现实。 办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。
从技术发展角度来看,特别是互连网技术的发展,安全技术的发展和软件理论的发展,实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看,全面的数字化办公还有一段距离,首先数字化办公必然冲击现有的管理体制,使现有管理体制发生变革,而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配;另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性,短时间内改变尚需时日。尽管如此,全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。
根据我国办公自动化建设的现状和存在的问题,使我国办公自动化建设走上健康快速发展的轨道,在办公自动化建设方面应采取如下对策: 在组织实施方面,从传统的工业项目管理体制转向专业化和产品化实施体制,确保系统的运行维护和系统持续的升级,走合作与分工并举的道路。由此可造就一批以办公自动化为业务核心的、规模较大的专业软件公司。
在技术选向方面:选择与世界发展潮流吻合的技术。现在还在流行的技术并不能代表未来一定能够流行。技术的标准化程度要高,开放程度要好。关键应用主张自主开发,发展民族产业。在技术结构方面,尽快从Client/Server结构体系转Browser/Server结构体系,采用B/S思路,最终用户界面统一为浏览器,应用系统全部在服务器端,是标准的三层结构体系。系统负载轻,开放性好,系统维护升级方便。
在设计思想方面,从传统的面向业务的设计转向面向用户的设计,即将设计的着眼点放在用户对象身上,设计视角范围是整个内部网,在此基础之上进行相关业务设计。将面向对象的思想引入到系统设计中去。 在实现方法方面,从传统的结构化设计转向采用复杂适用系统(CAS)理论进行实现,即从一般的业务需求中抽象出关键的复杂适应系统,该系统能够适应环境变化,系统使用越久,积累的有价值的东西就越多 。
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