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协同OA系统应用价值分析

发布时间:2015-10-12 08:52:26
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关于协同OA系统的应用价值问题,一些人认为,协同OA系统很重要,可以提升单位的管理水平和业务能力;一些人认为,协同OA系统没有实际性的作用,花钱、花力不讨好。那么应用协同OA系统的价值究竟在哪里?
值不值得企业去投入?在此我们将予以分析。 传统的软件厂商多提出协同OA系统如下价值,如:实现企业内各种信息资源的共享、利用和开发; 加强部门间、职员间的协同工作、提高整体工作效率; 有利于领导对整个单位各种情况的及时了解和掌控、以决策支持; 对外宣传形象、扩大知名度; 加强与业务合作伙伴的联系、沟通等。
以上这些提法,基本上是正确的,但概念上还是有些模糊,让人不好捉摸。
我们认为,要分析协同OA系统的应用价值,首先得弄清楚协同OA系统的本质:它只是一个软件系统而已,是企业管理思想、行为制度的体现和规范手段。其核心是“管理的辅助工具”。此问题不可本末倒置,不能想象着“实施了协同OA系统便可以上升一个台阶”,如果如此想法,结果往往会让你失望。因此实施协同OA系统重在内部管理的规范和梳理。 从这个意义上讲,协同OA系统的价值在于代表了企业的管理模式,使企业内部行为约束和规范在协同OA系统体系下,避免人为性管理约束、让管理更加规范、无私、科学。
其二,要知道协同OA系统远不是简单的信息公告、公文交换——那是10年前的概念,是一种狭义的理解,现在的协同OA系统已经包含了更丰富的内容,几乎涉及柔性管理的问题都是协同OA系统所要解决的问题,如数据交换、应用整合、即时通讯、视频会议、移动办公等。这些应用功能体现着非常实效的价值。如对于许多机构分散的单位(如一些工程建筑公司、连锁经营企业、集团化企业等等),由于地理位置的原因,文件传递、公告等信息往往人送车接,效率低、费用也是非常之高。而通过架设在Internet网络的上协同OA系统则完好地解决了这一问题,既极大节省了经营开支,同时也极大提高了内部信息通畅效率。
其三,领导需要及时掌握企业内部各方面(包括人力资源、财务、销售等)的业务情况,在过去,往往需要财务部门、经营部门给其整理相关报表,这极大影响了领导的决策支持的效率,而且领导的决策信息需求可能往往是随机的。而这种问题,通过协同OA系统的数据整合能力也可以完好解决,领导在协同OA系统里可以查询各个方面的决策信息。
那么对于政府事业单位呢? 协同OA系统最早应用于政府事业单位,但协同OA系统对于政府事业单位的作用往往并不如企业那么直效、明显。这并不是协同OA系统的错,而是在于政府事业单位的管理特点。在许多政府事业单位中,效率和成本往往不是关键考虑,所以协同OA系统的作用大打折扣了。如果领导没有现代化的管理意识和思路,即使实施,也往往最终成了摆设。 但是协同OA系统对于政府事业单位的作用其实也是显著的,它的作用往往体现在内部信息公开、公文流转、行政审批、文件交流共享等方面,能够极大方便内部的管理和信息处理。
而从宏观方面来讲,信息化建设也改变我国政府现行运行机制、管理方法的重要技术保障,协同OA系统对于促进治国理政能力、促进和谐社会建设、带动信息技术自主创新、引导企业信息化投资、促进第三方信息服务业发展等方面发挥关键作用。
本文章由 OA办公系统OA办公软件提供。


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